AIを使い始めるとき、最初に決めるべきは「どの道具を使うか」ではなく「何を入れてよいか」。ルールがないのは悪いことではない。今日決めればいい。
- これは「大枠の目安」です。例はよくある代表例で、すべてを網羅していません。細かい事情までは書いていないので、一部だけを切り出して、個別の事案にそのまま当てはめないでください。
- 「黄＝何でも入れてよい」ではありません。仕事に必要な範囲だけを、「学習に使わない」設定を確認したうえで入れます。関係のない情報まで入れないでください。
- 取引先との契約が優先です。秘密保持契約などで、第三者（AIサービス）への提供が禁じられている情報は、色にかかわらず入れません。
- 法律や契約の助言ではありません。個人情報保護法、業界のルール、取引先との約束は、この表とは別に確認が必要です。判断に迷う場合は、専門家にご相談ください。
- サービスの設定・規約・料金は変わります（2026年10月時点）。学習の設定方法や、データの保存期間は、使う前に各社の最新の公式情報で確認してください。
- 最終的な判断は、利用する会社・個人が行います。この表は、そのための出発点です。
なぜ「ゆるめ」にしているのか
ルールが厳しすぎると、使われなくなります。そして、会社に知られないまま、個人の無料アカウントで使われるほうが、かえって危険です。そこで、守る対象を「企業秘密」と「重い個人情報」に絞り、ふつうの仕事の情報は、設定を確認したうえで使えるようにしています。そのかわり、赤は厳守です。
まず、3秒で判断する
入れたい情報を思い浮かべて、上から順に答えます。
誰でも見られる情報ですか？
公的資料、公開されている情報、一般的な質問、自社のチラシ・告知文の文案
漏れたら会社が困る「企業秘密」や、重い個人情報ですか？
原価・仕入れ単価・取引条件、まだ公開していない技術やノウハウ、顧客リストまるごと、決算書・申告書、パスワード・鍵、マイナンバー、健康情報
例：お客様の名前・社名、メールの文面、社内の議事録、提案書のたたき台
信号機ルール（たたき台）
赤の判断のものさし：「漏れたら会社が困るか？」。名前や数字が入っていても、それだけでは赤ではありません。会社の強み・交渉・信用に関わるもの、取り返しのつかないものが赤です。
| 区分 | 例 | 扱い |
|---|---|---|
| 青 | 公的資料（統計・制度の公募要領）、公開されている情報、自社のチラシ・告知文の文案、一般的な質問 | どのAIでもOK |
| 黄 | お客様の名前・社名、メールの文面、社内の議事録、提案書のたたき台（仕事に必要な範囲で） | 「学習に使わない」設定を確認してから（原価など赤の内容が混ざっていないか確認） |
| 赤 | 原価・仕入れ単価・取引条件、まだ公開していない技術やノウハウ、顧客リストまるごと、決算書・申告書、パスワード・鍵、マイナンバー、健康情報 | 入れない（組織契約とルール整備が済むまで） |
どこに入れてよいか（早見表）
| 区分 | 個人の無料版 | 有料版 | 組織契約 |
|---|---|---|---|
| 青 | ○ | ○ | ○ |
| 黄 | △ | ○ | ○ |
| 赤 | × | × | ○ |
○＝入れてよい △＝学習に使わない設定にしてから ×＝入れない。上の「信号機ルール」の扱いを、入れ先ごとに整理したものです。
有料版＝「学習に使わない」設定を確認したもの。組織契約＝ルール整備が済んでいるもの。無料版で設定をオフにできるかは、サービスごとに異なります（使う前に公式で確認してください）。
あわせて決めておく5つのこと
（業務で使ってよいサービスを、一覧にして決める、など）
（「学習に使わない」設定を、全員が確認する）
（AIの回答は必ず人が確認し、出典を開く）
（AIエージェントに任せても、外に出る操作は人が承認する）
（入れてしまった、漏れたかもしれない、をすぐ言える窓口）
よくある落とし穴
👍👎ボタン
個人アカウントのGemini Notebookで評価ボタンを押すと、その会話と資料が人の確認に回り、最長3年保存される。業務の会話では押さない。
低価格プラン
ChatGPTの無料版・Goは、初期設定で入力が学習対象。設定を変えるか、業務では使わない。
鍵の管理
AIを使うための鍵（APIキー・パスワード）を資料やチャットに書かない。講師自身、鍵の漏えいで約6万8千円の不正請求を受けた。
AIエージェントは自分で動く分、「頼んでいない相手にメールを送る」「見せるべきでない情報にアクセスする」といった権限のはみ出しが起きやすい。任せる範囲と、人が止める場所（ガードレール）を先に決める。
この表は組織のルール作りのたたき台として自由に使えます。PDF版をダウンロードして、自組織の言葉に直してお使いください。