AIの答えの質は「賢いAIか」より「何を読ませたか」で決まる
どんなに賢いAIでも、あなたの会社の規程・取引先との取り決め・最新の制度は知らない。データを整えた人が、AIを使いこなす。ChatGPTでもGeminiでもClaudeでも、これは同じ。
データ管理の5つの型
集めるAIに読ませたい資料を決める
置く決まった場所に、決まった分け方で
名付ける日付・種類・版がわかる名前
色を付ける信号機で、AIに入れてよいか
更新する古い版を入れ替える日を決める
1. 集める：まず「繰り返し見に行く資料」から
- 毎回探しに行く資料（マニュアル・規程・様式・見積書の雛形）
- 毎回同じ説明をしている内容（よくある質問と答え）
- ベテランの頭の中にしかない判断基準 → 言葉にして文書化する（これ自体がAI活用の最大の成果になる）
2. 置く：フォルダは「業務」で分ける
📁 総務
📁 規程
就業規則_2026-04改定.pdf
📁 様式
📁 営業
📁 見積書の雛形
📁 よくある質問
📁 経理
📁 月次チェック手順
📁 公的資料
統計・補助金の公募要領
このフォルダ構成が、そのまま Gemini Notebook の「ノートブック」の単位や、AIエージェントの「スキル」が参照する場所になる。
3. 名付ける：日付と版を必ず入れる
| 悪い例 | 良い例 | 理由 |
|---|---|---|
| 就業規則.pdf | 就業規則_2026-04改定.pdf | AIも人も、どれが最新か判断できる |
| 最新版（修正）2.docx | FAQ_お客様対応_v3_2026-09.docx | 「最新」は時間が経つと嘘になる |
4. 色を付ける：信号機ルール
公開情報 匿名化した相談内容 個人情報・決算書など。詳しくは D1。
5. 更新する：古い資料はAIを間違えさせる
- 制度や規程が改定されたら、ノートブックの資料を差し替える（古い版は削除か「旧版」フォルダへ）
- 更新日を決める（例：毎月第1月曜に見直す）。これ自体をAIエージェントに自動化させることもできる
道具ごとの「データの持たせ方」
| 道具 | データの持たせ方 | 向いている使い方 |
|---|---|---|
| Gemini Notebook | ノートブックに資料を登録（RAG） | 資料を根拠に質問に答える・要約する・共有する |
| ChatGPT／Claude のプロジェクト | プロジェクトに指示文と資料を置く | 毎回同じ前提で相談する（スキルの手前の「型」） |
| Claude（旧Cowork）／Claude Code | フォルダを指定し、スキル（手順書）に資料の場所を書く | 資料を読んで書類を作り、保存し、次に渡す（自動化） |
| Deep Research | データを持たせるのではなく、Webから集めてくる | 集めた結果を、上の道具に入れて使う（→ B3） |
データ整備は「AIのため」だけではない
資料の置き場所と名前が揃うと、人の引き継ぎも楽になる。属人化の解消、新人教育、異動への備え――AI活用の準備は、そのまま組織の足腰を強くする。