この資料の末尾（7章）には、講師（株式会社ヒューマック 伊藤）が参加している、Google の「Google Workspace ご紹介プログラム」の紹介リンクが載っています。このリンクからご契約いただくと、条件を満たした場合に、Google から講師に紹介料が支払われます。資料の内容（料金・違いの説明）は、公式の情報にもとづいて書いています。紹介リンクを使わずに、Google に直接申し込むこともできます。
1. 導入の流れ（全体像）
順番が大事。「メールの切り替え」は、必ず、全員のアカウントを作り終えてから行う。
2. 事前に決めておくこと
| 項目 | 決めること・確認すること |
|---|---|
| 独自ドメイン | すでに持っているドメイン（例：自社名.co.jp）を使うか、新しく取るか。ドメインを管理しているサービス（登録事業者）のログイン情報が、だれの手元にあるか |
| 管理者 | 管理コンソールを操作する人。1人に集中させず、予備を決める（退職・不在のときに、困らないように） |
| ユーザー | 全員の名前と、メールアドレス（○○@自社ドメイン） |
| いまのメール | 現在、どのサービスで運用しているか。過去のメールを、新しい環境に移す必要があるか |
| AIのルール | 入れてよい情報・いけない情報（D1）。Gemini のオン・オフ（W2） |
3. メールの切り替え（MXレコード）で、いちばん注意すること
メールの宛先を決める設定を「MXレコード」と呼ぶ。Google の公式の説明では、次のとおり。
- 設定する値は、
smtp.google.com（優先度 1）。 - 設定すると、受信メールが、Google に届くようになる。
- ほかのMXレコードは、すべて削除する。古い設定や誤った設定が残ると、メールが正しく届かなくなる。
- 反映には、最長で72時間ほどかかることがある。
- 設定の前に、ドメインの所有権を証明している必要がある。
- 切り替える前に、いまの設定（MXレコード）を、画面の写真や文字で、記録しておく。
- 切り替えは、取引先からの連絡が少ない日・時間帯に。反映の間、受信が不安定になることがある。
- ホームページのドメインと、メールのドメインが同じ場合、DNS（ドメインの設定）の変更で、ホームページまで止まることがある。変更は、設定を理解している人が、1つずつ確認しながら行う。AIに任せきりにしない（E5）。
- 切り替え後に、自分宛てに、テストメールを送って、受信できるか確認する。
- 古いメールサービスの解約は、新しい環境で、数日、問題なく動いてから。
4. 導入したあとの、最初の設定
| 設定 | 目的 |
|---|---|
| 2段階認証 | パスワードが漏れても、乗っ取られにくくする。全員に、早い段階で |
| 管理者の予備 | 管理者が不在でも、ユーザーの停止・パスワードのリセットができるように |
| 共有ドライブ | 仕事の資料を、個人ではなく、組織のものにする（退職者がいても、資料が残る） |
| Gemini の設定 | オン・オフ、会話の保存期間、組織の外への共有の可否を決める（W2） |
| 会社の資料室（RAG） | 共有ドライブに規程・マニュアル・FAQ を整理し、権限を決めてから、Gemini Notebook に入れる（W2の5章） |
| AIの使い方のルール | 信号機ルールを、全員に共有する（D1） |
5. よくある失敗
ドメインの管理者が、分からない
以前の制作会社や、退職した人が登録している。申し込み前に、ログイン情報の持ち主を確認する。
全員を作る前に、メールを切り替える
作っていない人のメールが、届かなくなる。ユーザー作成が先。
古いMXレコードが残る
メールが届いたり、届かなかったりする。ほかのMXは、すべて消す（公式）。
管理者が1人きり
その人が不在だと、何もできない。予備を決める。
ルールを決めずに、AIを使い始める
「何を入れてよいか」は、組織が決める。信号機ルールを、導入と同時に。
個人のアカウントに、資料を残す
共有ドライブに移して、組織のデータにする。
6. ご契約を検討されている方へ
導入に不安がある方は、講師にご相談ください。上の確認表（W2）を埋めたうえで、人数・ドメイン・いまのメールの運用先をお伝えいただくと、話がスムーズです。
7. お申し込み：Google Workspace ご紹介リンク
講師は、Google の「Google Workspace ご紹介プログラム」に参加しています。紹介リンクを経由してご契約いただいた方にも、特典があります。特典の内容と条件（割引の率・期間・対象のプラン・新規のドメインが対象か、など）は、お申し込みの画面で、Google の案内を、必ず確認してください。公式の料金ページの新規割引（W2）との併用の可否も、お申し込みの画面で確認できます。
紹介リンクを使うかどうかは、自由です。特典の内容は、Google の都合で変わることがあります。
8. はじめての日のチェックリスト
| ☐ | 確認すること |
|---|---|
| ☐ | 人数・ドメイン・いまのメールの運用先を、確認した |
| ☐ | ドメインの登録事業者に、ログインできる（持ち主を確認した） |
| ☐ | 管理者と、予備の管理者を決めた |
| ☐ | 全員分のアカウントを作った |
| ☐ | いまのMXレコードを、記録してから、切り替えた（ほかのMXは削除） |
| ☐ | テストメールで、受信を確認した |
| ☐ | 2段階認証を、全員に設定した |
| ☐ | AIのルール（信号機ルール）と、Gemini の設定を決めた |
関連資料
- W1 Google Workspace と Google One の違い／W2 プランと、AI・情報の守り方
- E5 SupabaseとCloudflare … ドメイン・DNSの扱い
- D1 信号機ルール
出典（2026年10月確認）
- Google Workspace 用の MX レコードの設定（Google）：
smtp.google.com、他のMXは削除、最長72時間 - Google Workspace 料金（Google）
- Generative AI in Google Workspace Privacy Hub（Google）
- Google Workspace 初期設定ガイド（販売パートナー）（導入の流れ。二次情報）