Google Workspace のプランと、AI・情報の守り方｜AI活用セミナー資料ライブラリ

プランは「人数 × 月額」。選ぶ軸は、容量・会議の規模・AIの範囲

Google Workspace は、ユーザー（アカウント）1人ごとの月額。人数が増えれば、その分が増える。プランの違いは、おもに、保存容量・会議（Meet）の参加人数・使えるAI機能の範囲。そして、仕事でAIを使う人にとって、もう1つ大事なのが、入力した情報の扱い。

1. プランと料金（2026年10月時点・Google公式の料金ページの表示）

	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
月額（1ユーザー・税別）	800円	1,600円	2,500円	営業担当に問い合わせ
保存容量（1ユーザー）	30GB	2TB	5TB	5TB（追加可）
Meet の参加人数	100人	150人	500人	1,000人
AI（Gemini）	各プランに、Gmail の Gemini が搭載。上位のプランほど、ドキュメント・スプレッドシート・Meet のAI機能が充実			—

新規のお客様向けの割引（公式料金ページの表示）

Business Starter：3か月間 20%オフ（640円）、Business Standard：3か月間 50%オフ（800円）、Business Plus：3か月間 50%オフ（1,250円）。キャンペーンの内容・期間・対象は、変わることがあるので、お申し込みの画面で確認すること。紹介リンクからの特典は、W3。

年間契約か月ごとの契約かで、金額や条件が変わる場合がある。料金は、契約前に、公式の料金ページで必ず確認する。セキュリティ・管理機能の違いも、公式の比較表で確認する。

2. 月額の目安（税別・通常料金）

人数	Starter（800円）	Standard（1,600円）	Plus（2,500円）
1人	800円	1,600円	2,500円
3人	2,400円	4,800円	7,500円
5人	4,000円	8,000円	12,500円
10人	8,000円	16,000円	25,000円

3. どのプランを選ぶか

メールと、書類・表の共有が中心→ Business Starter。容量は1人30GB。写真や動画を大量に置かないなら足りる

大きなファイルや、会議が多い→ Business Standard。1人2TBの容量。Meet 150人

大規模な会議、より多くの容量→ Business Plus。1人5TB。Meet 500人

迷ったら→ まず Starter か Standard。あとからプランは変えられる（条件は、契約時に確認）

4. AI（Gemini・Gemini Notebook）と、情報の守り方

仕事でAIを使うときの最大の悩みは、「お客様の情報を入れて、大丈夫か」。Workspace のGeminiについて、Google は、公式に次のように説明している。

項目	Google Workspace のGemini（公式の説明）	個人のアカウントのGemini
入力の内容を、モデルの学習に使うか	使わない（顧客の事前の許可なく、学習・微調整に使わないことを、利用規約で約束）	設定により、会話が、サービスの改善に使われることがある
人が、内容を確認するか	顧客の許可なく、人が確認することはない	評価（👍👎）などで、人の確認に回ることがある（→ B1b）
会話の保存期間	管理者が決める（Gemini in Workspace：90日〜無期限、Geminiアプリ：最大36か月）	本人の設定
管理者の制御	Geminiのオン・オフ、保存期間、対象サービスの選択、ユーザーの権限	なし

「安全」は、契約しただけでは、完成しない

Workspace にすると、データの扱いは、組織の契約で守られる。しかし、「何を入れてよいか」を決めるのは、組織。D1 信号機ルール（入れてよい情報・いけない情報）を、導入と同時に決める。また、管理者は、AIのオン・オフや、保存期間を、最初に設定する。

Workspace × 他のAI

Gemini Notebook：お客様の情報を入れるなら、Workspace のアカウントで使う（B1b）。
ChatGPT・Claude などの、他社のAI：Workspace の契約とは別。それぞれの契約（個人・組織）と、データの扱いを確認する（A2）。
情報を外に出したくない業務は、社内のPCで動くAI（ローカルLLM）という選択肢もある（E3）。

5. Workspace × AI：会社の「資料室」（RAG）をつくる

Workspace の本当の強みは、ドメインで組織として管理され、資料を会社として共有できること。ここにAIを組み合わせると、「会社の資料を根拠に答えるAI」＝RAG（→ B1b）が、会社の全員で使えるようになる。個人のアカウントでは、こうはいかない。

Workspace にあるもの	RAG で、なぜ効くのか
独自ドメインの、組織のアカウント	全員が、同じ組織の一員として、同じ資料室を使える。入社・退職で、アカウントを管理者が追加・停止できる
共有ドライブ（組織の資料置き場）	資料が、個人ではなく、会社のものになる。退職者がいても残る。資料室の「棚」になる
アクセス権（誰が何を見られるか）	Gemini は、ユーザー本人と同じ範囲でしか、Workspace のデータにアクセスしない（Google 公式）。権限のない資料は、AIの答えにも出てこない。ただし、ファイルの持ち主がダウンロード・コピー・印刷を禁止しているものは、Gemini も使えない
Gemini Notebook × ドライブ	ドライブのドキュメント・スプレッドシート・スライドを、資料として登録できる。ドライブ側を直すと、ノートブックの内容も自動で更新される（2026年5月から順次）。権限が取り消されると、その資料は使えなくなる
管理者の設定	AIのオン・オフ、会話の保存期間、組織の外への共有の可否（ドメイン・部署・グループ単位）を、管理者が決められる
入力データの保護	入力した内容は、学習に使われず、顧客の許可なく人が確認することもない（4章）。お客様に関わる資料も、ルールを決めれば扱える（D1）

資料室ができるまで

1 資料を、共有ドライブに整理置く場所・名前・更新のルールを決める（B2）

2 フォルダごとに、権限を決める全社に見せるもの／部署だけ／人事・給与など限定

3 Gemini Notebook に、ドライブの資料を入れる就業規則・マニュアル・FAQ・見積のルールなど

4 全員が、質問する根拠のページ付きで答える。新人でも、同じ根拠で

5 更新は、ドライブ側で直すと、自動で反映。古い資料は、削除か「旧版」へ

資料室の前に、「権限の設計」が先

RAG は、権限を回避しない。しかし、権限が広すぎると、AIを通じて、見せたくない資料まで、見える範囲が広がる。人事・給与・契約書などは、別のフォルダにして、見られる人を限定する。
古い資料を残すと、AIが古い内容で答える。更新日を決めて、差し替える（B2）。
自動の更新の対象は、ドキュメント・スプレッドシート・スライド。PDFなどは、手で入れ直す。
RAG の限界（調べて答えるまで。仕事を自動で進めるのは、AIエージェント）は、B1b・A3。

これが、「Workspace を契約する理由」の、もう1つの柱：メール・共有の土台に、AIと資料室（RAG）が、安全に乗る。

6. 契約する前の確認（Workspace を検討する人へ）

☐	確認すること
☐	何人が使うか（いまの人数と、半年後の人数）
☐	独自ドメインは、すでに持っているか（持っていなければ、取得が要る）
☐	いまのメールは、どこで運用しているか。切り替えの計画があるか（→ W3）
☐	ファイルの量は、1人30GBで足りるか
☐	Meet は、何人規模の会議があるか
☐	AIに入れてよい情報を、決める人と、ルールがあるか（D1）
☐	会社の資料室にしたい資料（規程・マニュアル・FAQ）と、見られる人の範囲を、洗い出したか（5章）
☐	管理者を、だれが、どう引き継ぐか

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